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Gehostete Wikis: Erste Erfahrungen

Nachdem wir am Studiengang seit längerem mit eigenen Wiki-Installationen arbeiten (v.a. pmWiki, MediaWiki), habe ich vor einer Weile nach gehosteten Alternativen geschaut und mit dreien etwas herumgespielt. Inzwischen habe ich mit Zoho einen klaren Favoriten.

Grundsätzlich ist natürlich die erste Frage, ob man ein Wiki auf dem eigenen Server einrichten möchte, oder ob man ein gehostetes Wiki bevorzugt. Für mich liegen die Unterschiede vor allem in der Frage, wo meine Daten sind. Bei einem Wiki, das auf gemeinsam erarbeiteten Informationen basiert, vielleicht kein dramatisches Problem. Allerdings: Stellt ein Hoster seinen Dienst ein, fragt sich, was mit den erarbeiteten Inhalten passiert. Andererseits erspart ein gehostetes Wiki jeden Installationsaufwand und ist in zwei Minuten startbereit. Ich habe mich dafür entschieden, gehostete Wikis dann einzusetzen, wenn ich sie für zeitlich überschaubare Projekte oder eigene, aber nicht kritische Notizen einsetze.

Ausprobiert habe ich in den letzten Wochen drei gehostete Wikis, nämlich Wikispaces, Bluwiki und Zoho. Ich habe dabei ausschließlich kostenlose Angebote angeschaut. Ist man bereit, ein wenig für das Wiki-Hosting zu bezahlen, sind Backup-Möglichkeiten meines Wissens üblich, dazu hat man dann natürlich noch mehr Funktionen als bei den kostenfreien Varianten.

Am kürzesten habe ich mit Wikispaces gespielt. Das heißt aber nicht, dass es sich um ein schlechtes Angebot handelt. Zunächst zum Thema Abhängigkeit vom Hoster: Wikispaces bietet die Möglichkeit, Inhalte auf einen Knopfdruck zu exportieren (und damit z.B. lokal zu sichern). Außerdem gibt es verschiedene Vorlagen, um das Ganze zu gestalten. Die kostenlose Version hat zwei mögliche Nachteile: Zum einen gibt’s inzwischen nur  noch öffentliche Seiten, zum anderen ist Werbung drauf. (Ausnahme: für Lehrprojekte gibt es kostenlose werbefreie Wikis). Das Wiki selbst funktioniert problemlos, und zur Orientierung gibt es eine Navigation und Tags. Alternativ gibt es auch kostenpflichtige Varianten bei Wikispaces.  Bei ihnen gibt es z.B. die Möglichkeit (ähnlich wie bei Google Docs), die Privatsphäre einzelner Projekte zu steuern. Diese können also ganz privat sein, für eine definierte Arbeitsgruppe oder öffentlich. Auch, wer ein größeres Wiki betreibt, muss bezahlen.

Bluwiki ist dagegen kostenlos und werbefrei. Auch hier gibt es ein paar Skins. Doch entscheidend ist das nicht, sondern es handelt sich um ein sehr schlankes System, das alle Grundfunktionen eines Wikis enthält. Allerdings ist mir das Ganze inzwischen fast etwas zu schlank, denn sobald man mehrere Wikiseiten hat, ist es nicht ganz einfach, Orientierung herzustellen. Eine Navigation oder gar Tagging sind nicht vorgesehen. Ich bin deshalb dazu übergegangen, am Fuß jeder Seite einen Link zur Homepage oder ggf. zu einer anderen Seite manuell einzufügen. Bluwikis sind generell öffentlich, eine Exportfunktion der Inhalte habe ich nicht gefunden. Mein Beispielwiki, in dem ich z.B. mit kleinen Teams Material sammle oder Ergänzungen zu Vorträgen liefere, ist hier.
Der dritte Anbieter, Zoho, bietet nicht nur die Möglichkeit, Wikis einzurichten, sondern ist eine komplette, webbasierte Alternative zu Office – und noch mehr: Da gibt es neben dem Wiki den Writer (Textverarbeitung), eine Applikation für Tabellenkalkulation, eine für Präsentationen, ein virtuelles Notizbuch, ToDo-Listen, Chat- und Meetingmöglichkeiten sowie sogar eine Datenbank. 14 Anwendungen sind es inzwischen. Bisher habe ich nur mit dem Wiki gearbeitet. Und das funktioniert reibungslos. Da gibt es praktisch alle Funktionen, die auch Wikispaces bietet (die Steuerung der Privatheit ist bislang kostenlos; zudem gibt es Navigation, Tagging etc. Ausnahme: Export). Darüber hinaus gibt es eine Sitemap, für jede Wiki-Seite einen RSS-Feed sowie einen Feed, der eine Übersicht aller Änderungen liefert. Zusätzlich gibt es statt separater Diskussionsseiten eine Kommentarfunktion für jede Seite – Geschmacksache, mir gefällt’s. Schließlich bietet der WYSIWYG-Editor von Zoho sehr viele Formatierungsmöglichkeiten (fast schon zu viele), die aber zumindest bei den unterschiedlichen Varianten, um Links zu setzen, sehr hilfreich ist. Ebenfalls sehr schön: Ich kann unter einem Account mehrere Wikis einrichten und dort jeweils andere Zugangsregeln festlegen (also z.B. eines für private Notizen, eines für meine Arbeitsgruppe etc.) Im Moment Zoho noch kostenlos, doch dies dürfte sich im nächsten Jahr ändern. Wenn ich es richtig sehe, wird es aber auch weiterhin eine kostenlose Basisfunktion geben; bestimmte Funktionen (z.B. Backup, weitere Administration) sind jedoch in einem kostenpflichtigen Businesspaket enthalten. Wobei mir auch hierfür die Preise recht moderat erscheinen.

Mein Fazit: Wie gesagt bietet das Zoho-Wiki nach meinem Eindruck am meisten. Dies gilt allein schon für die Wiki-Funktionalität. Überlegt man, darüber hinaus noch mehr webbasierte Anwendungen zu nutzen, hat man sicher eine sehr gute Alternative zur Google-Welt. Ein wenig Geduld braucht allerdings, wer Mitarbeiter in sein Wiki einladen möchte. Im Härtetest mit etwa 20 gleichzeitigen Einladungen hat sich gezeigt, dass in drei Fällen die Anmeldung nicht ganz reibungslos geklappt hat und die Einladung oder die Registrierung nochmal gemacht werden musste. Waren die Mitarbeiter einmal drin, lief aber alles rund. Und was für den Arbeitsalltag wichtig ist: Zoho bietet ohne Installationsaufwand ein für meinen Geschmack wesentlich komfortableres System als zum Beispiel unsere pmWiki-Installationen (Beispiel), die erst mühsam an den Stand der Zeit angepasst werden müssen, aber dabei immer wieder an Grenzen stoßen bzw. einen versierten Admin erfordern.

Zum Schluss noch ein Hinweis: Ich habe die vorgestellten Angebote nicht systematisch getestet, sondern nur berichtet, wie sie sich mir aus Nutzersicht darstellen. Insofern gibt es sicher einige Aspekte, die anderen wichtig sind, ich aber hier nicht diskutiere. Ergänzungen, eigene Erfahrungen etc. sind deshalb natürlich sehr willkommen. Außerdem sollte natürlich jeder, der ein solches Wiki einrichtet, die Nutzungsbedingungen lesen, die habe ich jetzt hier gar nicht berücksichtigt.

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